Kapitel 3

Ideelle Grundlagen für professionelle Planung und Selbstmanagement

„Wer für seine Tage, Wochen und Jahre sinnvolle Ziele vor Augen hat, wird sein ganzes Wissen, seine Zeit und Kreativität einsetzen, diese auch zu erreichen. Er wird ganz natürlich mit anderen kooperieren, die er für seine Ziele braucht. Er wird mit seinem Umfeld „automatisch“ besser umgehen und kommunizieren.“

Kleine Bildergalerie aus Kapitel 3: Vier der 40 Bilder und Grafiken

Wenn Sie sich konsequent jeden Morgen in der Früh einige Minuten Smoff-Time nehmen, um einen Review des Vortags und einen Plan für den neuen Tag zu erstellen, sind Sie schon recht professionell. Sie sind damit sogar schon außergewöhnlich.

Jetzt geht es darum, diese wenigen ruhigen Minuten des Smoffens für Sie möglichst effizient und effektiv zu machen. Das bedeutet zu verändern, was Sie in diesen kostbaren Minuten der Smoff-Time denken.

Beim Smoffen nehmen Sie wahr, was in der Vorperiode abgelaufen ist und wo Sie jetzt stehen, und legen fest, was Sie vorhaben: Sie planen Ihren Arbeitstag. Sie wägen ab, Sie entscheiden, Sie entwickeln eine Vorstellung davon, was geschehen soll, bereiten sich mental auf das Kommende vor und nehmen sich vor, was Sie wie wann mit wem machen beziehungsweise erreichen wollen.

Beim Smoffen setzen Sie Ihr Denkvermögen nur für die Navigation durch den Arbeitsalltag und das Arbeitsleben ein. Alles Weitere ist temporär ausgeblendet. Sie legen Kurs, Wege, Events und Etappen fest. Sie bereiten sich auch auf Überraschungen und Widrigkeiten vor und optimieren sich in puncto Sicherheit und Fortschritt. In den wenigen Minuten des Smoffens am Morgen initialisieren Sie Ihr persönliches Navigationssystem für den neuen Tag.

In diesem Kapitel geht es darum, welche Gedanken Sie sich beim Smoffen machen sollten. Sie erhalten einen ideellen Rahmen und Leitlinien für professionelles Selbstmanagement in der heutigen Zeit.

Das gesamte Kapitel hat ungefähr 70.000 Zeichen und  11.500 Wörter

Lesen Sie hier mehr über das Selbstmanagement Buch von Jürgen Lauber.

Mit diesem Buch möchte ich Sie dazu bringen, Ihre Arbeitsgewohnheiten zu verändern. Mit diesem Ziel habe ich Sie gleich am Anfang des Buches begrüßt. Die grundlegende Veränderung besteht darin, sich jeden Morgen bewusst einige Minuten Auszeit-Zeit (Smoff-Time) zur Tages-Arbeitsvorbereitung zu nehmen. Den Vortag zu reflektieren und den neuen Tag zu projektieren. Wer das macht, arbeitet schon viel professioneller als der Mainstream an Arbeitnehmern, die keine Tages-Arbeitsvorbereitung machen und sich stattdessen gleich auf die nächstliegende Arbeit stürzen, um weitgehend fremd- und zufallsgesteuert den Tag zu verleben.

Der erste grundlegende Professionalisierungsschritt besteht darin, sich einige Minuten Auszeit (Smoff-Time) zu nehmen, um sich den Ablauf, Inhalte und Ziele eines neuen Tages vorzunehmen. Die nächsten weitergehenden Schritte bestehen darin, zu verändern, was Sie sich vornehmen, wie Sie sich etwas vornehmen und wie sie Ihre Vorhaben umsetzen –kurz, -mittel und langfristig. Im Kapitel 2 ging es hauptsächlich darum, was Sie sich zur Förderung Ihres Wohlergehens in der Arbeitswelt des 21. Jh. vornehmen sollten. Sie sollten Ihre Arbeitstage und Arbeitswochen systematisch im Sinne von mehr Wertschätzung und Produktivität ausgestalten. In diesem Kapitel bekommen Sie die Anleitung und bewährte Hilfsmittel vorgestellt, mit denen das einfach, schnell und sicher praktisch geht.

Morgens sich nicht gleichauf die Arbeit zu stürzen, sondern eine Auszeit (Smoff-Time) zu Tages-Arbeitsvorbereitung zu machen, ist in der heutigen Arbeitswelt absolut nicht Mainstream. Das beste Hilfsmittel, um in dieser Auszeit Arbeitstage und Arbeitswochen zu reflektieren und zu projektieren, ist ein SmoffBook. Es besteht aus DIN A5 Papier (2 oder 6 Loch) und Druckbleistift mit Radiergummi. Mit diesen alt bewährten Mitteln besser den Arbeitsalttag und die Zukunft zu meistern, ist völlig gegen den Mainstream. Einige Minuten ruhig mit Papier und Bleistift nachdenken, ist heute komplett ungewöhnlich.

Die mächtigen, superreichen Hersteller von digitalen Services und Geräten setzen ihre gesamte PR / Marketing Ressourcen ein, um Sie davon abzuhalten. Ich möchte Sie dazu bringen, weil es Ihnen schnell sehr gut tun wird. Das ist unglaublich und bedeutet einen Paradigmenwechsel. Deshalb stelle ich Ihnen gleich nachfolgend die begeisternden Erfahrungen von Menschen vor, die begonnen haben morgens Ihren Arbeitstage mit einem SmoffBook zu gestalten. Jeder, der das macht, will anschließend nicht mehr auf ein SmoffBook als greifbares persönliches, professionelles Navigationssystem verzichten. Es ist einfach schön, einen neuen Gedanken schnell handschriftlich auf einem Blatt zu skizzieren.

Jetzt geht es darum, dass Sie den Schritt zu neuen professionelleren Arbeitsgewohnheiten auch tun, selbst wenn Sie ungewöhnlich sind. Versuchen Sie es einfach mal. Die Hilfsmittel der 2ease AG dafür stehen Ihnen kostenlos zu Verfügung. Im Anhang des Buches finden Sie eine SMan Zukunfts-Timeline für die ersten 14 Tage mit professionellerem Selbstmanagement. Das ist der Kern eines SMoffBooks. Damit können Sie gleich umsetzen, was Sie in diesem Kapitel als Anleitung bekommen. Wenn Sie möchten, können Sie noch für einen Monat kostenlos die Unterstützung der digitalen Smoffen-Mentoring Plattformdazu annehmen. Dann bekommen Sie einen eAssistenten der Sie dazu bringt, sich auch jeden Morgen ein Smoff-Time zu nehmen, um Ihre Tages-Arbeitsvorbereitung zu machen.

Aus Unterkapitel 3:

Das zentrale Element Ihres Arbeitslebens ist der Arbeitstag. Sie haben davon zirka 220 pro Jahr.

Die einfachste und sicherste Strategie für eine besseres Arbeitsleben ist, mit Arbeitsvorbereitung dafür zu sorgen, keine schlechten Arbeitstage mehr zu haben und dafür mehr erfreulich gute Tage. Wie gut Ihr Arbeitsleben ist, hängt damit vom einzelnen Tag ab.

 

 

Das Gleiche gilt für Ihre Wertschätzung und Produktivität. Da zählt jeder einzelne Tag. Ein unproduktiver Tag lässt sich kaum durch einen überproduktiven anderen Tag ausgleichen. Das geht meist nur mit Mehrarbeit. Einen Tag, an dem Sie die Wertschätzung eines Kollegen oder Kunden verlieren, können sie nicht einfach mit einem anderen Tag ausgleichen. Aus diesen Überlegungen ist verständlich, dass der einzelne Arbeitstag das zentrale Element des SMan Selbstmanagement Systems ist.

Die Schaffung von Werten in einer Organisation wird auf den Wertgehalt der einzelnen Arbeitstage jeden einzelnen Mitarbeiters heruntergebrochen. Dann wird versucht, jeden Tag eines einzelnen Mitarbeiters möglichst werthaltig zu machen. Aufsummiert über alle Werktage eines Jahres aller Mitarbeiter ergibt sich eine organische und ganz natürliche Steigerung der Wertschöpfung des gesamten Unternehmens.

Genau das war der Gedankengang bei der Entwicklung und unternehmensweiten Einführung der Urform des 2ease SMan Systems bei der Saia-Burgess Controls AG in Murten, Schweiz ab 2009. Bei diesem Industrie-Unternehmen stand ich ab 2001 an der Unternehmensspitze. Der massive Wertzuwachs des Schweizer Franken als Fluchtwährung gegenüber der Haupteinnahmewährung Euro fiel zeitgleich mit den Nachwehen der globalen Finanzkrise zusammen. Um den Standort Schweiz zu sichern, war es nötig die Produktivität des 350 Mitarbeiter Unternehmens substantiell zu steigern. Dabei waren wir schon auf einem hohen Niveau.

In den Vorjahren hatten wir schon für eine neue Unternehmens ERP, neueste Maschinen und moderne Infrastruktur gesorgt. Die Mitarbeiter arbeiteten bereits hoch engagiert nach ganzen Kräften. Um in dieser „Notlage“ noch viel produktiver als andere Unternehmen zu werden, haben wir die positiven Erfahrungen mit dem Japanischen One-Piece-Flow in der 80 Mitarbeiter Produktion auf den großen Rest des Unternehmens in Form einer One-Day-Flow Optimierung umgesetzt.

1.Sand: Wartezeiten, Flaschenhälse, ineffiziente Meetings

2.Hülsenfrüchte:Lesen und schreiben von Emails, Telefongespräche

3.Reis: Tagesroutinearbeiten

4.Salz: Zwischenmenschliche Beziehungen, Small-Talk

5.Nüsse: Sich informieren, surfen, Zeitung lesen

6.Kokosnüsse: Wichtige Dinge die überraschend gemacht werden müssen (Auf Kopf fallen)

7.Kartoffeln: Große Projekte, schreiben von Bedienungsanleitungen oder Artikeln, erstellen von Spezifikationen

8.Zucker: Essen und trinken

Wir haben die Mitarbeiter systematisch darin gefördert, Ihre Arbeitstage geschickter mit Inhalten zu befüllen und Unnützes rauszulassen. Statt mehr Arbeitstage, sprich mehr Personal oder Überstunden zu brauchen, haben wir es geschafft, in den Folgejahren immer mehr Wertschöpfung in die Werktage eines Jahres unterzubringen. Die Mitarbeiter fühlten sich gut dabei und der Standort Schweiz war gesichert.

Aus Unterkapitel 9:

Mit der SMan Tagesprojektierung haben Sie jeden einzelnen Tag besser im Griff. Sie füllen ihn bewusster und geschickter mit Arbeitsinhalten aus. Sie sind fähig, Nicht-Zielführendes und nutzlos Belastendes besser aus Ihrem Tag zu halten. Sie haben Ihre Arbeitstage wertvoller gemacht. Sie vergessen nichts mehr Relevantes und werden dadurch wertgeschätzter.Sie haben jeden einzelnen Tag für sich optimiert.

Wenn Sie noch produktiver und wertvoller werden wollen, müssen Sie bei Ihrer Arbeitsplanung die Begrenzung eines einzelnen Tages aufheben. Wenn Sie Ihren Planungshorizont von 8 auf 40 Stunden erweitern, können Sie auch mit Faktor fünf mehr frei verfügbarer Zeit rechnen. Damit können Sie viel größere Vorhaben bewältigen als nur an einem einzelnen Tag. Diese größeren Wochen-Vorhaben sollten wie bei den Tagesvorhaben vor Start der Woche definiert werden. Wenn möglich schon teilweise auf die Tage verteilen, die sich dazu anbieten. Diese Überlegungen sind Teil der Arbeitsvorbereitung für eine neue Woche.

Ihr Gestaltungspielraum beim Smoffen am Morgen eines Tages ist meist relativ klein. Fixtermine und operatives Tagesgeschäft nehmen schon viel Platz ein. Die Gestaltungsspielräume und Freiheitsgrade für Ihre nächste Woche sind dazu vergleichsweise riesig. Mit der SMan Wochenprojektierung nutzen Sie diese systematisch geschickter für Ihre Zielverfolgung aus.

Sie können sich für eine neue Woche ein größeres, anspruchsvolleres Ziel, das ein Teilziel Ihrer Stellenbeschreibung, Ihrer Jahresziele oder Projektziel ist vornehmen. An der Zielverfolgung können Sie dann über mehrere Tage hinweg in Interaktion mit Anderen arbeiten. Sie werden feststellen, dass es oft mehrere unterschiedliche Wege gibt, um Ihr Wochenziel zu erreichen. Der scheinbar naheliegendste und schnellste Weg muss nicht der Beste sein. Er kann mit hoher Unsicherheit und Aufwand verbunden sein. Damit brauchen sie eine Taktik für Ihre Zielverfolgung.

Lesen Sie mehr über das Selbstmanagement Buch von Jürgen Lauber.