Epilog

Wie wirkt das Buch auf seine Leser? Wie anspruchsvoll ist es, mithilfe der Smoffen- Mentoring-Plattform jemand zu professionellerer Planung zu bringen, ohne ihn persönlich zu kennen und zu treffen?

Das nachfolgende Beispiel beantwortet diese beiden Fragen. Die Protagonisten sind als Mentee ein gestandener Service- und Supportmanager (Ralf Petry), um die 50 Jahre alt, und als Mentor ein 19-jähriger Abiturient. Dieser Abiturient hatte sich während des COVID-Lockdowns im Frühling 2020 über die Smoffen-Mentoring-Plattform eine professionelle persönliche Planung und Selbstmanagement angeeignet. Ich war der Selbstmanagement-Mentor für den jungen Mann, der 330 Kilometer von mir entfernt wohnt.

Während des COVID-Lockdowns hatte ich das erste Manuskript des Buchs erstellt und Ralf Petry dazu motiviert, es als „Beta-Tester“ zu lesen. Er war einer der wenigen Führungskräfte, die in der Organisation der Saia-Burgess Controls AG arbeiteten, sich aber auch durch den Druck von mir als CEO partout nicht dazu bringen ließen, ihre professionelle persönliche Planung gemäß dem SMan-System zu machen. Er setzte für seine Planung und Selbstmanagement voll auf digitale Hilfsmittel.

Nachfolgend die Erfahrungen von Ralf Petry, sich als Beta-Tester mit dem ersten Buchmanuskript und dem kontaktlosen eMentoring professionellere Planung und Selbstmanagement anzueignen.

Mein Ausgangspunkt als Beta-Tester dieses Buches war, dass ich die Ursprungsversion der SMan Planung aus Jürgen Laubers Zeit als Chef der Saia-Burgess Controls AG her kannte. Diese Urversion hat mich seinerzeit aber nicht überzeugt. Mir fehlten darin einfach einige Aspekte.

So habe ich im Verlauf der Zeit versucht, den Geist von SMan mitzunehmen, diesen aber in digitalen Tools abzubilden beziehungsweise zu optimieren, was mir jedoch nicht zufriedenstellend gelungen ist. Die Ursache liegt darin, dass keines der verwendeten Tools alle erforderlichen Aspekte abdeckt, wodurch sich ein Sammelsurium an unterschiedlichen Tools einstellt. Der Knackpunkt bei so einem Konstrukt besteht darin, dass zwar jedes Tool seinen eigenen Workflow mitbringt, diese unterschiedlichen Workflows sich aber in der Durchführung
gegenseitig behindern. Diesen für mich gordischen Knoten habe ich nun zerschlagen mit dem Effekt, dass ich jetzt mit meiner Planung zufrieden bin, da ich dies mit geringem täglichen Zeitaufwand einfach erledigen kann. Mit dem Feedback über die Smoffen-Mentoring-Plattform lässt sich die Systematik sehr schnell erlernen.

Das Highlight am SMan ist für mich der Smiley im Tages-/Wochenreview. Warum? Auf den ersten Blick ist das doch nur ein Gimmick. Jeder kennt sicherlich die Tage, an denen die Welle mit unvorhergesehenen Tasks über einem zusammenbricht. Man versucht zwar noch, seine Planung irgendwie zu retten, aber es gelingt nicht. Am Ende des Tages ist man fix und fertig und vor allem unglücklich, da man nur einen Bruchteil seiner eingeplanten Arbeit erledigt hat.

Wenn man sich nach so einem Tag im Review aber systematisch vor Augen führt, wie gut man dem „Tsunami“ standgehalten hat und welche Aufgaben doch noch erledigt wurden, erzeugt das ein sehr gutes Gefühl. Aus einem gefühlt verlorenen Tag wird so ein erfolgreicher Tag. Die unerledigten Aufgaben werden dann einfach neu geplant. Zurück bleibt das gute Gefühl, alles im Griff zu haben.

Ralf Petry, 15.10.2020

Wie kann es sein, dass ein 19-jähriger Abiturient als SMan Mentor via Web mit so wenig Aufwand eine solche bleibende positive Wirkung auf eine gestandene 50-jährige Führungskraft haben kann? Das ist banal einfach: Er bringt seinen Mentee einfach dazu, das rational Sinnvolle, Naheliegende und Professionelle zu tun. Den Tag mit wenigen Minuten persönlichen Review und Neuplanung, das heißt smoffen, zu beginnen und bei seiner Planung und Selbstmanagement auf Stift und Papier zu setzen. Das gilt im digitalen 21. Jahrhundert als veraltet. Wer das noch macht, gilt als von gestern und zurückgeblieben.

Deshalb hat Ralf seine Planung bisher mit Outlook durchgeführt. Das gilt heute in der Arbeitswelt als normal, obwohl die Outlook-Kalender-App dafür gar nicht gemacht ist und von Microsoft dafür auch nicht beworben wird. Der Versuch, seine Arbeit in Halbstundenraster zu terminieren, ist im heutigen unvorhersehbaren Arbeitsalltag zum Scheitern verurteilt beziehungsweise völlig unvollständig. Das Smartphone als Planungs- und Selbstmanagementmedium mit den vielen Ablenkungen, dem kleinen Bildschirm und der ineffizienten Informationseingabe (Texte/Skizzen) ist denkbar ungeeignet und dennoch üblich, das heißt voll im Trend. Weil damit kaum jemand zurechtkommt, existieren unendlich viele Schulungsangebote, wie es dennoch gehen soll. Jeder beginnt dann, an sich selbst zu zweifeln, und fühlt sich völlig unnötig schlecht. In der Verzweiflung wird die Outlook-App mit weiteren Apps ergänzt, die das Problem beheben oder lindern sollen. So hatte es auch Ralf zum Beispiel erfolglos mit der recht weitverbreiteten App Trello probiert.

Die Erfahrungen mit Hunderten Mentees zeigen, dass Ralf kein Einzelfall, sondern in den 2010er-Jahren der Normalfall geworden ist. Je mehr Menschen sich von Papier und Stift abbringen lassen und sich für ihre persönliche Planung und Selbstmanagement der digitalen Technik verschreiben, desto schlechter fühlen sie sich. Die Verlockung, diesen Weg zu verfolgen, ist groß. Wenn es so viele tun und es auf allen Kanälen beworben wird, kann es doch nicht falsch sein. Und doch ist es ein Irrweg. Um von ihm herunterzukommen, ist ein Mentor sehr hilfreich. Er führt Sie nicht zurück auf den alten Weg aus dem vergangenen Jahrhundert, sondern auf einen neu geschaffenen Weg für das 21. Jahrhundert. Er besteht aus einem hybriden System, das die Stärken der digitalen Technik mit der analogen menschlichen Welt kombiniert. Mit der Ermutigung durch einen Mentor fällt es einfacher, sein mühsam aufgebautes Outlook-basiertes Selbstmanagement-Konstrukt aufzugeben.

Wie dieses Aufgeben und dieser Neuanfang aussehen, wird nachfolgend anhand eines Geschäftsführers eines KMUs illustriert, der im September 2020 die Kapitel dieses Buches und einen Satz SMan Planungsvorlagen bekommen hat. Er benutzte bis dahin auch eine Kalender-App wie Outlook als Kern seiner persönlichen Planung.

Er hat – wie heute üblich – seine Kalender fortlaufend mit Terminen aufgefüllt und To-dos im Halbstundenraster für den Tagesverlauf terminiert. So war am Morgen eines jeden Tages der Outlook-Kalender schon prall gefüllt. Der Tag musste gar nicht mehr geplant werden. Ein Arbeitsalltag füllt sich im Lauf der Zeit automatisch ohne viel Überlegung wie von selbst aus. Gibt es bei Arbeitsbeginn noch unverplante Zeit, bis der erste Termin ansteht, wird diese mit Beschäftigung mit dem E-Mail-Eingang überbrückt. Da gibt es immer viele interessante Sachen.

Zum Abschluss ein exemplarisches Tagesplanungsblatt der Führungskraft eines US-Industriekonzerns. Wie in ihrem Arbeitsumfeld üblich, hat sie bis zum 22.9.2020 ihre Arbeitsplanung auf Outlook basiert. An diesem Tag hat sie ein Smoff-Book mit der 2ease SMan Timeline, ein Smoffen-Mentoring-Konto, das Kapitel 4 dieses Buches und einen SMan Mentor für die Planungsbegleitung via Web bekommen. Innerhalb einer Woche hat sie sich selbst eine begeisternde Art des bildhaften Entwurfs und Vorbereitung ihrer Arbeitstage angeeignet. Nach zwei Wochen beherrschte sie bereits die professionelle Wochenplanung auf sehr hohem
Niveau. Eine Kollegin, die mit ihr gleichzeitig gestartet ist, meldete nach wenigen Tagen der überraschenden Selbsterfahrung, wie gut es tut, ihre Gedanken mit Stift auf Papier festzuhalten.

Im Anschluss folgen auf 8 Seiten undatierte Planformblätter für eine volle Woche – damit Sie direkt loslegen können.

Erfahren Sie mehr über das Selbstmanagement Buch von Jürgen Lauber.